…so gelingt der Neustart mit einem Team
Manchmal ist die Situation ernüchternd. Die Buchhaltung läuft zwar, aber niemand weiß mehr genau, wie. Prozesse wurden nie richtig dokumentiert, das alte Team ist nicht mehr da und nun soll ein neues Team übernehmen. Was auf den ersten Blick nach Stillstand und Chaos aussieht, lässt sich mit einer klaren Herangehensweise in eine echte Chance verwandeln.
- Bestandsaufnahme
Belege, digitale Buchungen, Ordner und Systeme sollten systematisch durchgesehen werden. Dabei zeigt sich, welche Routinen schon gut funktionieren und wo Wissenslücken klaffen. Diese Inventur ist der Grundstein für alles, was folgt.
- Struktur schaffen
Checklisten sind hier eine enorme Hilfe. Wie kommen Eingangsrechnungen ins System? Wer gibt Zahlungen frei? Welche Fristen sind bei Umsatzsteuervoranmeldungen zu beachten? Diese Abläufe schriftlich festzuhalten, macht es für ein neues Team greifbar.
- Einarbeitung Schritt für Schritt
Neue Kollegen übernehmen zuerst einfache Tätigkeiten wie Belege erfassen. Danach folgen komplexere Aufgaben, wie Monatsabschlüsse oder Rückstellungen. Anschließend Spezialfälle wie Auslandsrechnungen oder die Behandlung des Anlagevermögens. Mit dieser Methode wächst das Verständnis Stück für Stück, ohne das Team zu überfordern.
Langfristig ist es entscheidend, dass das neu aufgebaute Wissen nicht wieder verloren geht. Ob Prozesshandbuch oder internes Wiki, regelmäßige Schulungen und klare Verantwortlichkeiten sorgen dafür, dass die Buchhaltung auch bei Personalwechseln stabil bleibt.
Fazit
Auch wenn es im ersten Moment unmöglich scheint: Eine Buchhaltung ohne überliefertes Wissen ist kein unlösbares Problem. Mit einer sorgfältigen Bestandsaufnahme, klar dokumentierten Prozessen und einer gut geplanten Einarbeitung verwandelt sich Unsicherheit Schritt für Schritt in Struktur – und ein neues Team kann seine Arbeit souverän aufnehmen.
