Gesetzliche Aufbewahrungsfristen einfach erklärt

Ob Rechnung, Quittung oder Lieferschein – Belege sind das Rückgrat jeder ordentlichen Buchführung. Doch viele Unternehmerinnen und Unternehmer stellen sich die Frage: Wie lange müssen diese Unterlagen eigentlich aufbewahrt werden? Die Antwort ist wichtig, denn wer gesetzliche Aufbewahrungsfristen nicht einhält, riskiert Ärger mit dem Finanzamt oder andere rechtliche Konsequenzen. 

Warum die Aufbewahrungspflicht so wichtig ist 

Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen dienen dazu, dass Behörden, Gerichte und Wirtschaftsprüfer bei Bedarf Einsicht in Ihre Geschäftsvorgänge nehmen können. 
Sie sollen unter anderem: 

• die Nachvollziehbarkeit Ihrer Buchführung sicherstellen
• Steuerprüfungen ermöglichen
• als Beweismittel bei rechtlichen Auseinandersetzungen dienen 

Die Pflichten zur Aufbewahrung ergeben sich vor allem aus: 

• Handelsgesetzbuch (HGB)
• Abgabenordnung (AO)
• speziellen steuerrechtlichen Vorschriften, wie der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung 

Die wichtigsten Aufbewahrungsfristen im Überblick 

10 Jahre (nach § 257 HGB und § 147 AO) für: 

• Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse
• Buchungsbelege wie Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge
• Buchungsunterlagen in elektronischer Form (z. B. E-Mails mit Rechnungen)
• Lohnkonten 

6 Jahre für: 

• empfangene und gesendete Handelsbriefe
• sonstige steuerlich relevante Unterlagen, die nicht unter die 10-Jahres-Frist fallen 

Sonderregelungen: 

• Privatpersonen müssen in bestimmten Fällen (z. B. bei Bau- oder Renovierungsarbeiten am Eigenheim) Rechnungen für Handwerkerleistungen 2 Jahre aufbewahren.
• Fristen beginnen immer zum Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Beispiel: Eine Rechnung vom 15. März 2024 müssen Sie ab dem 31. Dezember 2024 für 10 Jahre aufbewahren – also bis Ende 2034. 

Digitale Belege – Was ist erlaubt? 

Sie dürfen Belege auch elektronisch aufbewahren, wenn: 

• die Lesbarkeit über die gesamte Frist gewährleistet ist
• die Unveränderbarkeit sichergestellt wird
• sie jederzeit vorzeigbar sind, z. B. bei einer Betriebsprüfung 

Scans und digitale Archivierung sind heute gängige Praxis – allerdings müssen die Originale in manchen Fällen (z. B. bei bestimmten Urkunden) weiterhin im Original vorliegen. 

Tipps für die Praxis 

Damit Sie bei einer Steuerprüfung keine Probleme bekommen, sollten Sie: 

• Ihre Belege nach Jahren und Kategorien sortieren
• Digitale Archivierungssysteme nutzen, die revisionssicher sind
• Fristen regelmäßig überprüfen und alte Unterlagen erst nach Ablauf der Frist entsorgen